PV comité du 05/06/2026

Organisation de l’assemblée générale de la Maison Matrice prévue pour samedi 11 juillet à 15h, précédée d’une semaine de préparation du 6 au 10 juillet. Le comité sortant (Malcolm, Claire, Noé) quittera ses fonctions, nécessitant une clarification du rôle du comité et du mode de fonctionnement futur de l’association. Ce qui a été discuté Malcolm : A lancé pour la première fois la transcription automatique de la réunion Propose que le renouvellement du comité soit travaillé en amont de l’AG, avec des candidats déjà identifiés plutôt qu’un appel ouvert le jour même Insiste sur la nécessité d’une mise au parfum substantielle des nouveaux membres, un travail qu’il n’a plus l’énergie de faire Souligne la différence entre les responsabilités légales du comité (vue d’ensemble, coordination, validation) et les tâches opérationnelles de l’association (comptabilité, accueil, etc.) Exprime son inquiétude que l’ouverture du Barbook puisse diluer le projet initial si le cadre n’est pas clairement maintenu Luana : Propose d’inviter les gens pour toute la semaine de préparation avec un programme évolutif plutôt qu’un planning figé à l’avance Suggère que le rôle au comité se fasse “par évidence et par réalité” plutôt que par recrutement formel, avec des groupes de travail autonomes Souligne le besoin d’un document clair définissant le rôle du comité, distinct des groupes de travail Confirme que Sarah annonce probablement rejoindre le comité Souligne l’importance de définir collectivement ce qu’implique être au comité, comme cela avait été fait pour “habiter sur place” Propose de créer un document (charte ou cahier des charges) pour clarifier les attentes Claire : Explique que la démission est motivée par le besoin de créer un vide visible pour mobiliser de nouvelles ressources, tout en restant disponible pour la transition Insiste sur la nécessité de communiquer visuellement le cadre de la Maison Matrice et son ancrage dans la société plus large Noé : S’interroge sur le potentiel doublon entre un comité “méta” et le rôle de la Fondation Propose deux axes parallèles : recruter des personnes et clarifier la documentation sur le rôle du comité Compréhension / Conclusion L’AG du samedi 11 juillet à 15h sera précédée d’une semaine de travail (6-10 juillet) ouverte aux membres pour préparer collectivement la transition. Le départ du comité sortant (Malcolm, Claire, Noé) nécessite de clarifier le rôle du comité (responsabilité légale, vue d’ensemble, validation) versus les groupes de travail opérationnels. Un document de cadrage sera rédigé avant l’AG pour faciliter le recrutement et éviter les malentendus. La soirée du samedi sera festive pour célébrer ce qui advient (Barbook, nouveau système de gestion) plutôt que de marquer un départ. Finance et Dette État des lieux : Dette privée de 60’000 francs sera remboursée avec les subventions reçues (36’000 CHF du CECB + 18’000 CHF pour le solaire) Échéance bancaire de 8’005 CHF en juin (intérêts), plus 11’000 CHF de remboursement de capital en décembre Reste environ 35’000 CHF du fonds de loterie non encore versé Les 50’000 CHF de capital de la Fondation peuvent être mobilisés pour les rénovations si nécessaire Décisions : Remboursement de la dette privée confirmé par engagement moral envers les prêteurs Report du chantier électrique (mise aux normes complète du bâtiment) pour des raisons budgétaires et pour éviter d’ouvrir trop de chantiers simultanés Un plan financier global sera établi avant l’AG lors de réunions dédiées entre Malcolm, Claire et Luana Comptabilité et Préparation AG État d’avancement : La saisie comptable est à jour pour 2026 (travail avec Sarah) Manquent pour la clôture 2025 : heures bénévoles, contrôle des dépenses réno, calcul de la dette de la coloc L’organe de contrôle (Alain) nécessite les comptes finalisés avant validation Délai légal : 30 juin pour la validation des comptes (6 mois après la fin d’exercice) Actions convenues : Malcolm et Luana fixeront 2-3 demi-journées pour finaliser la comptabilité ensemble Le rapport d’activité de la newsletter fera office de rapport d’activité pour l’AG Maroussia rédigera la convocation (ordre du jour, état des lieux, annonce du renouvellement du comité) pour relecture collective Fonctionnement Futur et Autogestion Vision proposée par Luana : Faciliter la prise en main de l’exécution par des bénévoles dans un cadre donné Groupes de travail autonomes qui soumettent les points cruciaux au comité pour validation Première réunion Barbook le 24 mai (initialement prévue le 3) pour identifier qui veut s’impliquer dans quoi Comité avec rôle très clair et prise de responsabilité formelle, pas de “flou” sur l’appartenance Tension identifiée par Malcolm : Différence entre un collectif qui s’autodétermine totalement et un projet avec cadre statutaire défini Nécessité de maintenir le cadre de la Maison Matrice face aux initiatives individuelles diverses Le comité doit être garant de “l’enveloppe générale” et de la cohérence avec les statuts Éclairages de Claire : Importance de distinguer les cercles : monde entier → public → Maison Matrice → sous-groupes La Maison Matrice est “un petit organe, pas la bestiole complète” — elle ne peut pas répondre à tous les désirs individuels Nécessité de supports de communication visuels pour ancrer le projet dans son contexte social et institutionnel Éléments Pratiques AG Format : Samedi 11 juillet à 15h pour l’AG formelle Semaine du 6 au 10 juillet : permanences et ateliers avec programme évolutif communiqué au fur et à mesure Souper festif le samedi soir (proposition : méchoui d’Aurèle) Convocation envoyée avec la newsletter, incluant l’annonce de la semaine de travail Raisons du timing : Malcolm et Claire disponibles avant leur départ en vacances Luana en vacances à partir du 3-4 juillet, donc très disponible Les enfants de Claire et Malcolm en camp scout cette semaine-là Actions Malcolm & Luana : Fixer 2-3 sessions pour finaliser la comptabilité 2024 (heures bénévoles, dépenses réno, dette coloc) Maroussia : Rédiger la base de la convocation AG (ordre du jour, contexte, annonce renouvellement comité) pour relecture Maroussia & Claire : Rédiger une proposition de document cadrant le rôle du comité (charte/cahier des charges) Comité : Organiser une réunion Finance dédiée pour établir un plan financier global avant l’AG Toustes : Organiser la semaine de prépa AG (6-10 juillet) avec programme évolutif et première réunion Barbook Maroussia : Contacter Aurèle pour un souper festif le 11 juillet au soir Toustes : Compléter la newsletter avant envoi de la convocation, en incluant le message sur le besoin de ressources Prochaines Étapes Validation collective de la convocation rédigée par Maroussia Coordination Malcolm-Claire-Luana pour sessions comptables et financières Communication progressive du programme de la semaine de prépa aux membres Finalisation du document de cadrage du rôle du comité