PV comité du 22/08/2025
22 août 2025 présentes : Olivia, Malcolm, Luana, Nyima, Claire, Marou excusées : Mathieu secrétariat : Luana + Olivia modération : Nyima
ORDRE DU JOUR
Météo Infos courantes fixation de réunions Point fondation Voisinage et confiance Commission communication : cadre de travail Navette Rappel méthode PV pour la fonction secrétaire Devoirs chapeau vert
DÉCISIONS
On remet à l’ordre du jour régulier le point “fixer sessions de travail” en début de réunion comité. ça implique de prévoir une vraie plage horaire pour le comité car ce point prend facilement une bonne demi-heure. Les commissions sont encouragées à s’organiser en amont pour faire gagner du temps lors des réunions de comité pour traiter les autres points importants.
Le comité mandate le groupe Comm pour travailler sur les modalités de communication avec le voisinage.
Le groupe comm élabore des propositions de contenu, qu’il soumet au comité pour validation. Le groupe comm s’arrange ensuite pour que les tâches soient effectuées en les réalisant ou en déléguant à des personnes compétentes et motivées.
Décision: organiser une réunion avec représentants de la baz pour faire une charte/règlement de la Navette, qui soit valable des deux côtés et cumule coordination et liberté opérationnelle.
SÉANCE
Météo Moque, otite, rouille de doigts, mécaniciens, conseillers d’orientation et stress par-ci par-là mais la motivation est au rendez-vous.
Infos courantes
Dispos hebdomadaires d’Olivia : Lundi, jeudi et vendredi. A priori pas dispo mardi et mercredi.
Luana : Mercredi après-midi, jeudi dès 16h, vendredi toute la journée
Kidszone : Mercredi après-midi Jaël pas dispo. Première semaine de septembre la famille part en Ecosse
Malcolm : dispo les mercredi, jeudi (irrégulier) et vendredi.
Nyima : pas dispo du 30 août au 6 septembre.
Pilou : semaine pro il est là, Flo annonce la dispo réno.
Marou : pas là du 25 août au 7 septembre. 15 novembre départ transhumance.
Mathieu : pas là 25-26 car il va aider Marou sur son camion.
MERCREDI PROCHAIN RACCORD POTENTIEL RÉNOVATIONS. Marou coordonne avec Flo.
Info Politbüro: Courrier Freiegemeinschaftsbank urgent avec délai de réponse au 15 août, il faut le traiter. Il y a un besoin de réunions politbüro asso + fonda.
fixation de réunions
Attention, depuis qu’on ne fixe plus les sessions en début de comité, on ne les fixe plus. Il faut soit définir un meilleur moment pour le faire soit les remettre au tractanda régulier du comité.
Proposition : on remet le point en début de chaque comité on garde à l’esprit que ça prend du temps et qu’il faut donc prévoir une vraie plage horaire pour le comité (être à l’heure etc) On remet ça pour reprendre l’habitude mais si les commissions deviennent autonome et se coordonnent en prévision du comité on gagne du temps sur la réunion pour traiter d’autres points importants. Lorsqu’on peut être dispo mais de manière discontinue et incertaine (par exemple question garde des enfants) il faut le clarifier en début de séance pour qu’on attende pas sur la personne.
Point Fondation/Rapport annuel
Il reste des documents à extraire pour le rapport et la compta. Malcolm est sur le coup. Une fois que c’est bon, il faudra convoquer une réunion du conseil de fondation. Cahier des charges du gérant et conseil de fondation à faire.
Voisinage et confiance
Claire souhaite rappeler en quoi la relation entre la Maison-Matrice et ses voisins a des enjeux stratégiques élevés. Au-delà du souhait de bien s’entendre avec eux et qu’il y ait une bonne ambiance, il y a des enjeux importants pour l’Asso. On est dans une zone mixte: habitations et industries. Cela implique des droits un peu différents pour les habitants. Par exemple, l’usine a le droit de faire plus de bruit que des particuliers dans une zone d’habitation. Ouvrir le café associatif est un objectif crucial de la MM, un organe vital en quelque sorte, pour accomplir ses buts de mise en lien des personnes et d’offrir les restitutions de résidence au public régional. Or on a pas encore la permission d’ouvrir un lieu public dans le Barbook, on devra la demander. Cette permission sera refusée en cas d’opposition valide de la part des voisins directs. Ielles ont donc réellement le pouvoir d’empêcher l’ouverture du café associatif. Dans le cas où on serait bloqués, le statut d’utilité publique et certains financements seraient acquis sur la base d’un projet incluant le café associatif.
Il est important qu’on les tienne informés des projets, qu’ils puissent se représenter petit à petit. On doit décider ensemble comment on veut communiquer avec eux et les inclure dans le processus.
Journée porte-ouverte?
Décider d’une interface de communication et d’information.
Malentendu possible : faire comprendre à nos voisins, mais aussi au public plus large, que c’est une institution et un lieu public. Il y a cette confusion entre individus et rapports de voisins et du lien avec une institution. Le comité mandate le groupe Comm pour travailler sur les modalités de communication avec le voisinage.
Commission communication cadre de travail
Le groupe comm élabore des propositions de contenu, qu’il soumet au comité pour validation. Le groupe comm s’arrange ensuite pour que les tâches soient effectuées en les réalisant ou en déléguant à des personnes compétentes et motivées.
Navette
Contexte : Elle sert à créer du lien entre la Baz et la MM. Elle permet de servir les buts de ces deux associations. Possibilité de mutualisation de la navette. Si besoin privé, on encourage à jouer le jeu et prendre en charge les dépenses privées. Dans les PV, il y a des traces de discussions du fonctionnement de la navette, mais pas de décisions prises.
NOTE: La navette est enregistrée côté MM à des fins administratives uniquement, elle est clairement conçue comme un outil à disposition des deux assos. Le but de la navette c’est de mettre en lien la BAZ et la MM et servir leur projet, c’est l’usage prioritaire. Pour information, la voiture coûte tant par km essence incluse et tant par année avant même qu’elle se déplace.
ACHTOUNG LA NAVETTE C’EST PAS POUR USAGE PRIVÉ, C’EST PAS LE BUT. (vacances, virée fun). Si nécessaire toutefois, merci de réellement couvrir vos coûts de 0.5 .-/km.
Fonctionnement qui a été décidé à la dernière réu : Le carnet ça permet de récolter des infos, mais pas de savoir qui donne combien La MM récolte tout l’argent, le cash + le twint sur compte dédié. À la fin, les deux asso regardent ce qui manque éventuellement et s’arrangent entre elles (aussi selon leurs moyens)
Il y a une nouvelle usagère du côté de la BAZ et il y a eu des réserves émises par rapport au caractère privé et régulier de cet usage. Malcolm relève que si les assos doivent se coordonner quant au cadre d’utilisation, elles doivent par ailleurs pouvoir décider de l’opérationnel de façon indépendante. Décision: organiser une réunion avec représentants de la baz pour faire une charte/règlement de la Navette, qui soit valable des deux côtés et cumule coordination et liberté opérationnelle. Luana se porte garante de faire une proposition avec Pilou, qui devra être validée par les deux comités. Claire aimerait bien en être aussi.
Rappel méthode PV pour la fonction secrétaire
Malcolm signale qu’en passant à-travers les PV, il est difficile de distinguer les décisions des discussions. Il faut prendre l’habitude de : – mettre clairement en évidence les propositions et les prises de décisions, – copier les décisions prises en cours de réunion en début de PV – consigner les décisions dans le document “liste de décisions” (job du ou de la secrétaire).
Le document qui liste les décisions prises en comité devrait faire la distinction entre les décisions d’ordre opérationnel (genre on achète un lave vaisselle) et les décisions type “loi” qui devraient au final figurer dans un règlement de maison, ou de comité, ou une charte.
Devoirs chapeau vert
La question est : “Qu’est-ce que pourrait vouloir dire être membre du comité ?”
Merci de lire le PV du week end à la BAZ rédigé par Claire et d’envoyer vos textes à Marou 🙂
rappel cadre décisions comité TRACTANDA POTENTIELS @secretaire : aller repêcher d’éventuels sujets posés dans le Telegram MM Comité
Recherche Google au nom de suites du pantographe Debrief concert MariaMiguel Pognon PV Détail règle chiens + suivi Nui Stockage d’objets privés dans les espaces de la MM Où mettre la scie à bûche Souris : revoir à l’automne 2025 (septembre – octobre) Solution chauffage long terme pour mandater la team Réno (à suivre) barrière route nestor Subvention Appel à projet Confédération Le point cadrage Tuyau d’arrosage Freie Gemeinschafstbank BKW rachat d’électricité Point Fondation Rapport annuel Question Sarah chao Navette Décision stockage bois
Format et modération PV
TODO : Commande bois de feu→ claire vérifie Rajouter newsletter et Powerpoint des AGS Action peinture (loulou, mathieu, claire, olivia) Organiser rapatriement poële qualité moderne à Pringy Relancer Loïc pour visite au poële (malcolm) Crochet avant (de remorquage) à remplacer sur Navette (il est tordu) Ranger le Drive Team baux Traite Malcolm Fundraising Freeshop à checker régulièrement et faire des finitions Ranger garage Grosse action déchetterie – Briefing eau chaude et SEBASOL – Briefing Admin et Institution – Résidences Fixer discussion Thème pour un café philo / MM Économie du don en lien avec
Fixer Sessions RAPPEL : les commissions sont les bienvenu·es de s’auto-organiser et de fixer elles même des réunions pour décharger le comité de cette tâche RE-RAPPEL : l’outil planif du comité a faim, informez-le régulièrement
Team Réno vendredi 25.07 9H Fonda ADMIN Asso ADMIN à fixer Campagne abo Visionnage ce soir mercredi 23.07 Team summer À fixer Cinématrice ? → proposer à Pilou s’il veut bien faire des sessions bi mensuelles // Ping Pong : table Gaston à dispo, suite à voir Team Comm Jeudi 24.07 14H To do : Sécurité feu + chien + lave linge eau chaude + électricité + station vaisselle d’extérieur site web mail type résidences Mission comité 16-17 août à la BAZ confirmé TR Dimanche 3 août 15h à priori maintenu (la délégation des vacanciers kids zone sera probablement absente) Team design
ORDRE DU JOUR
Météo Infos courantes fixation de réunions Point fondation Voisinage et confiance Commission communication : cadre de travail Navette Rappel méthode PV pour la fonction secrétaire Devoirs chapeau vert
DÉCISIONS
On remet à l’ordre du jour régulier le point “fixer sessions de travail” en début de réunion comité. ça implique de prévoir une vraie plage horaire pour le comité car ce point prend facilement une bonne demi-heure. Les commissions sont encouragées à s’organiser en amont pour faire gagner du temps lors des réunions de comité pour traiter les autres points importants.
Le comité mandate le groupe Comm pour travailler sur les modalités de communication avec le voisinage.
Le groupe comm élabore des propositions de contenu, qu’il soumet au comité pour validation. Le groupe comm s’arrange ensuite pour que les tâches soient effectuées en les réalisant ou en déléguant à des personnes compétentes et motivées.
Décision: organiser une réunion avec représentants de la baz pour faire une charte/règlement de la Navette, qui soit valable des deux côtés et cumule coordination et liberté opérationnelle.
SÉANCE
Météo Moque, otite, rouille de doigts, mécaniciens, conseillers d’orientation et stress par-ci par-là mais la motivation est au rendez-vous.
Infos courantes
Dispos hebdomadaires d’Olivia : Lundi, jeudi et vendredi. A priori pas dispo mardi et mercredi.
Luana : Mercredi après-midi, jeudi dès 16h, vendredi toute la journée
Kidszone : Mercredi après-midi Jaël pas dispo. Première semaine de septembre la famille part en Ecosse
Malcolm : dispo les mercredi, jeudi (irrégulier) et vendredi.
Nyima : pas dispo du 30 août au 6 septembre.
Pilou : semaine pro il est là, Flo annonce la dispo réno.
Marou : pas là du 25 août au 7 septembre. 15 novembre départ transhumance.
Mathieu : pas là 25-26 car il va aider Marou sur son camion.
MERCREDI PROCHAIN RACCORD POTENTIEL RÉNOVATIONS. Marou coordonne avec Flo.
Info Politbüro: Courrier Freiegemeinschaftsbank urgent avec délai de réponse au 15 août, il faut le traiter. Il y a un besoin de réunions politbüro asso + fonda.
fixation de réunions
Attention, depuis qu’on ne fixe plus les sessions en début de comité, on ne les fixe plus. Il faut soit définir un meilleur moment pour le faire soit les remettre au tractanda régulier du comité.
Proposition : on remet le point en début de chaque comité on garde à l’esprit que ça prend du temps et qu’il faut donc prévoir une vraie plage horaire pour le comité (être à l’heure etc) On remet ça pour reprendre l’habitude mais si les commissions deviennent autonome et se coordonnent en prévision du comité on gagne du temps sur la réunion pour traiter d’autres points importants. Lorsqu’on peut être dispo mais de manière discontinue et incertaine (par exemple question garde des enfants) il faut le clarifier en début de séance pour qu’on attende pas sur la personne.
Point Fondation/Rapport annuel
Il reste des documents à extraire pour le rapport et la compta. Malcolm est sur le coup. Une fois que c’est bon, il faudra convoquer une réunion du conseil de fondation. Cahier des charges du gérant et conseil de fondation à faire.
Voisinage et confiance
Claire souhaite rappeler en quoi la relation entre la Maison-Matrice et ses voisins a des enjeux stratégiques élevés. Au-delà du souhait de bien s’entendre avec eux et qu’il y ait une bonne ambiance, il y a des enjeux importants pour l’Asso. On est dans une zone mixte: habitations et industries. Cela implique des droits un peu différents pour les habitants. Par exemple, l’usine a le droit de faire plus de bruit que des particuliers dans une zone d’habitation. Ouvrir le café associatif est un objectif crucial de la MM, un organe vital en quelque sorte, pour accomplir ses buts de mise en lien des personnes et d’offrir les restitutions de résidence au public régional. Or on a pas encore la permission d’ouvrir un lieu public dans le Barbook, on devra la demander. Cette permission sera refusée en cas d’opposition valide de la part des voisins directs. Ielles ont donc réellement le pouvoir d’empêcher l’ouverture du café associatif. Dans le cas où on serait bloqués, le statut d’utilité publique et certains financements seraient acquis sur la base d’un projet incluant le café associatif.
Il est important qu’on les tienne informés des projets, qu’ils puissent se représenter petit à petit. On doit décider ensemble comment on veut communiquer avec eux et les inclure dans le processus.
Journée porte-ouverte?
Décider d’une interface de communication et d’information.
Malentendu possible : faire comprendre à nos voisins, mais aussi au public plus large, que c’est une institution et un lieu public. Il y a cette confusion entre individus et rapports de voisins et du lien avec une institution. Le comité mandate le groupe Comm pour travailler sur les modalités de communication avec le voisinage.
Commission communication cadre de travail
Le groupe comm élabore des propositions de contenu, qu’il soumet au comité pour validation. Le groupe comm s’arrange ensuite pour que les tâches soient effectuées en les réalisant ou en déléguant à des personnes compétentes et motivées.
Navette
Contexte : Elle sert à créer du lien entre la Baz et la MM. Elle permet de servir les buts de ces deux associations. Possibilité de mutualisation de la navette. Si besoin privé, on encourage à jouer le jeu et prendre en charge les dépenses privées. Dans les PV, il y a des traces de discussions du fonctionnement de la navette, mais pas de décisions prises.
NOTE: La navette est enregistrée côté MM à des fins administratives uniquement, elle est clairement conçue comme un outil à disposition des deux assos. Le but de la navette c’est de mettre en lien la BAZ et la MM et servir leur projet, c’est l’usage prioritaire. Pour information, la voiture coûte tant par km essence incluse et tant par année avant même qu’elle se déplace.
ACHTOUNG LA NAVETTE C’EST PAS POUR USAGE PRIVÉ, C’EST PAS LE BUT. (vacances, virée fun). Si nécessaire toutefois, merci de réellement couvrir vos coûts de 0.5 .-/km.
Fonctionnement qui a été décidé à la dernière réu : Le carnet ça permet de récolter des infos, mais pas de savoir qui donne combien La MM récolte tout l’argent, le cash + le twint sur compte dédié. À la fin, les deux asso regardent ce qui manque éventuellement et s’arrangent entre elles (aussi selon leurs moyens)
Il y a une nouvelle usagère du côté de la BAZ et il y a eu des réserves émises par rapport au caractère privé et régulier de cet usage. Malcolm relève que si les assos doivent se coordonner quant au cadre d’utilisation, elles doivent par ailleurs pouvoir décider de l’opérationnel de façon indépendante. Décision: organiser une réunion avec représentants de la baz pour faire une charte/règlement de la Navette, qui soit valable des deux côtés et cumule coordination et liberté opérationnelle. Luana se porte garante de faire une proposition avec Pilou, qui devra être validée par les deux comités. Claire aimerait bien en être aussi.
Rappel méthode PV pour la fonction secrétaire
Malcolm signale qu’en passant à-travers les PV, il est difficile de distinguer les décisions des discussions. Il faut prendre l’habitude de : – mettre clairement en évidence les propositions et les prises de décisions, – copier les décisions prises en cours de réunion en début de PV – consigner les décisions dans le document “liste de décisions” (job du ou de la secrétaire).
Le document qui liste les décisions prises en comité devrait faire la distinction entre les décisions d’ordre opérationnel (genre on achète un lave vaisselle) et les décisions type “loi” qui devraient au final figurer dans un règlement de maison, ou de comité, ou une charte.
Devoirs chapeau vert
La question est : “Qu’est-ce que pourrait vouloir dire être membre du comité ?”
Merci de lire le PV du week end à la BAZ rédigé par Claire et d’envoyer vos textes à Marou 🙂
rappel cadre décisions comité TRACTANDA POTENTIELS @secretaire : aller repêcher d’éventuels sujets posés dans le Telegram MM Comité
Recherche Google au nom de suites du pantographe Debrief concert MariaMiguel Pognon PV Détail règle chiens + suivi Nui Stockage d’objets privés dans les espaces de la MM Où mettre la scie à bûche Souris : revoir à l’automne 2025 (septembre – octobre) Solution chauffage long terme pour mandater la team Réno (à suivre) barrière route nestor Subvention Appel à projet Confédération Le point cadrage Tuyau d’arrosage Freie Gemeinschafstbank BKW rachat d’électricité Point Fondation Rapport annuel Question Sarah chao Navette Décision stockage bois
Format et modération PV
TODO : Commande bois de feu→ claire vérifie Rajouter newsletter et Powerpoint des AGS Action peinture (loulou, mathieu, claire, olivia) Organiser rapatriement poële qualité moderne à Pringy Relancer Loïc pour visite au poële (malcolm) Crochet avant (de remorquage) à remplacer sur Navette (il est tordu) Ranger le Drive Team baux Traite Malcolm Fundraising Freeshop à checker régulièrement et faire des finitions Ranger garage Grosse action déchetterie – Briefing eau chaude et SEBASOL – Briefing Admin et Institution – Résidences Fixer discussion Thème pour un café philo / MM Économie du don en lien avec
Fixer Sessions RAPPEL : les commissions sont les bienvenu·es de s’auto-organiser et de fixer elles même des réunions pour décharger le comité de cette tâche RE-RAPPEL : l’outil planif du comité a faim, informez-le régulièrement
Team Réno vendredi 25.07 9H Fonda ADMIN Asso ADMIN à fixer Campagne abo Visionnage ce soir mercredi 23.07 Team summer À fixer Cinématrice ? → proposer à Pilou s’il veut bien faire des sessions bi mensuelles // Ping Pong : table Gaston à dispo, suite à voir Team Comm Jeudi 24.07 14H To do : Sécurité feu + chien + lave linge eau chaude + électricité + station vaisselle d’extérieur site web mail type résidences Mission comité 16-17 août à la BAZ confirmé TR Dimanche 3 août 15h à priori maintenu (la délégation des vacanciers kids zone sera probablement absente) Team design