Comité 22.04.2022
NOTES ON REUNION 22.04.2022 (15.04.2022 reste de notes)
malcolm, noé, claire, luana, silvan, martin, grégoire + elisa
modération : luana/claire
notes : claire
FEELING ROUND
TRACTANDA
+ Wagon topic : martinha & silvan would like to leave their wagen behind.
– diana will live in it and look after it
PENDING —> add to charter general rule general rule : you don’t leave stuff behind. otherwise it’s considered a donation. if special request for particular belonging, bring it up to the committee and ask permission.
+ re-schedule weekly reunions : chloé doesn’t come in the evening so much, and evenings were mostly chosen for her. is anyone never available during daytime office hours ? – no. greg : before 15h30, except thursday morning and wednesday afternoon. martin not on Thursday afternoon. Luana not on Wednesday morning. FRIDAY morning (Luana’s job, sometimes). Iklos may need to work anytime of the week, he’d catch up.
Decision —> reschedule weekly reunions to FRIDAY afternoon 14h
+ big cleaning weekend Iklos would like to organize one. NB : careful, owner’s stuff cannot be moved around freely.
> PENDING —> coordinate with raymond & the strambi. Then call for help.
+ Sandrine (Martin’s ex partner) could help us with the garden. Martin will send her number.
+ Newsletter sendout including :
– AG summary,
– invitation to join in mini think tanks,
– overall situation summary with call for help with the fundraising,
– call for new (semi)permanent resident(s)
– call for someone to team up with malcolm for sebasol design project + information transmission project
> PENDING : Comm’comm group will meet from next Wednesday with Martin in the lead.
+ Suivi fundraising
– dossier FR imprimé, dossier DE bientôt fini, annexes en cours de finissage.
– dorian might come up with a price for his source document.
– nicolas strambini has estimated the costs at 2x our initial evaluation. with these figures, buying without fundraising further is not possible. we still miss 150’000.-. the bank has seen this evaluation and estimated they can go up to 850’000.- with these renovations in mind. looking with more detail into the estimation of costs would take a lot of specialized work (nicolas + someone finding out what the « valeur locative » would be after renovations) but possibly win us a few more tens of thousands.
– luana, iklos, malcolm and claire working on strategy to address fondations in the best possible way.
– noé is looking for fondations that finance property
– statut d’utilité publique : many fondations require the status of « public utility » in order to finance an association. we are looking into requesting such a status. it also turns out we are 2 years late to declare the association’s taxes.
> PENDING luana, noé, malcolm, claire : cf. impôts folder in schmoogledrive, filing for statut d’utilité publique / filling tax forms WEDNESDAY 27
+ Special residency request
– Caroline Houlbert de Coccola’s friend has an 18-year-old son who is a bit lost. He likes piano and dislikes scores. Could he stay for the summer.
– Rafael is 15 and wants to spend 4 weeks (he has to do 2 weeks)
—> they should come and visit
+ Garden
– garlics ok, échalottes ok
– planting a few more onions is needed. noé will do it.
ONGOING REFLEXIONS (from 15.04 reunion, with Grégoire & Elisa too)
+ ROOM SHARING system for semi-permanents/recurring visitors, as suggested by Martinha the 1st floor of the house is indeed rarely full. we make a first round of reflexions.
more people should bring energies the project has need of :
– being on site to take care of things,
– livelihood the house becomes lively
– financial et caetera support
3-part system idea :
– permanents
– room sharing by semi-permanents that have access to the calendar and chat around so they can organize autonomously to share the rooms
– residencies classic style, by e-mail, through a committee
malcolm : would prefer people who can do most of their professional life on site and do not need to split their energy between several sites too much.
+ VISION, PHILOSOPHIE comment travailler aux buts de l’association au-delà des affaires courantes. le comité s’occupe surtout des affaires courantes pour l’instant. travail sur la structure, y compris structure spirituelle vs. travail de gestion « to do » de la MM.
ressources, temps pour traiter ce travail. quel est le lien des permanents ie. les occupants des logement avec celles des ressources pour faire avancer le projet.
elisa : voir si les artisans du lien pourraient nous aider à faire cette structure de gestion ?
noé : il faudrait éviter que les groupes de travail ne communiquent pas, il faut qu’il y ait des recoupements. pour les affaires courantes, est-ce bien judicieux d’avoir des personnes qui dorment pas sur place ?
malcolm : oui, les affaires courantes regroupent des tâches qui peuvent être traitées en distanciel, et inclure la force des membres du comité externes s’est plusieurs fois avéré efficace dernièrement.
noé : ce serait bien peut-être que le comité soit responsable de fixer la date de la réunion puis d’annoncer largement la possibilité de se joindre à une réunion de travail sur un thème donné
PENDING : —> proposer à tous de se joindre à ce travail dans CALL puis fixer des réunions ad hoc pour structurer notre travail de réunion afin de traiter aussi ces questions plus « structurelles ». passer les groupes commissions en revue, identifier une personne responsable de faire avancer (fixer une réunion une fois par mois p.ex.)
+ TRAVAUX RENOVATIONS point sur le sujet
STATUS PERMANENTS 1st floor occupation status : who’s in who’s out ?
vicky probablement départ en septembre. si elle n’est pas prise elle restera peut-être. d’accord de partager sa chambre
diana va habiter dans la roulotte further notice, probably september. d’accord de partager sa chambre.
iklos announces that he would like to become an MM permanent for now until further notice, with periodic absences : will go away mid april until the end of june, then stay on site until september, then leave again two months in oct-nov in israel again.
martin announces that he’s gonna leave his room
PENDING —> MAKE A CALL for full permanents AND SEE what comes (martin is on it, it will be integrated in the next newsletter).
PREVIOUS COMMISSION ROUND
+ Dossier Rénovations+ Acquisition Foncier/Institution
– malcolm a contacté tous les membres particulièrement compétents. il pensait planifier un brainstorm avec tous les membres experts. mais en fait ce degré de détail n’est pas nécessaire pour convaincre la banque de débloquer le crédit, et actuellement Nicolas Strambini travaille à un plan de rénovation qu’il signera et qui devrait être envoyé à la banque dans la semaine qui vient. ensuite la banque répondra. on peut s’attendre à un réponse d’ici la fin du mois. peut-être qu’y aura un manque à financer, suffisamment petit pour être couvert par des tatas fortunatas/tonton pognon.
– membres à super pouvoir bâtiment : Pilou, Nicolas, Yannick, Justine, Sebastian, Virgile, Antoine + xy meeting coming up with Nicolas April 1, Yannick April 7).
– malcolm commence le cursus sebasol pour se former à la construction de panneaux solaires thermiques. malcolm voudrait bien des partenaires pour l’ingéniérie du projet à proprement parler, avant d’avoir des partenaires pour le volet construction pratique. Comment profiter de structurer pour nous à l’interne un accès aux documents et au savoir-faire pour que ce soit facile à transmettre ? PENDING —> ajouter dans mail CALL qui voudrait connaître les tenants et aboutissants pour apprendre et concevoir en binôme avec malcolm ? pê : Arthur ? AUSSI qui est disposé à apprendre pour transmettre, ie. produire des documents/tutos ?
+ Point Comm’Comm’ the following things must move and be launched asap all together :
– PENDING —> mail sendout to « promisers »
– PENDING —> newsletter sendout with CALLS to all members including AG summary, invitation to brainstorm in mini think tanks, overall situation summary, call for new (semi)permanent resident(s) (by martin) : next work session Thu afternoon w. malcolm & claire
– video publication social media about fundraising situation & restimulation
– website brush up : next work session